Положение о номенклатуре дел

Меню сайта

Поиск по сайту

Главная

Нормативная документация

Локальная документация

Положение о номенклатуре дел

1. Общие положения

1.1. Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заведенный в ГПОУ «Забайкальский техникум профессиональных технологий и сервиса» (далее - техникум), с указанием сроков их хранения в установленном порядке.

Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела.

1.2. Номенклатура дел разработана в соответствии с Конституцией РФ, ФЗ от 29 декабря 2012г. № 273 «Об образовании в РФ», Уставом техникума, иными нормативно-правовыми актами.

1.3. Номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой индекс. Система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов.

1.4. В номенклатуре дел отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве техникума.

1.5. Номенклатура дел разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

1.6. Сроки хранения документов устанавливаются исходя из длительности их практического использования.

1.7. Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в техникуме в конце каждого календарного года, а вступает в действие с января очередного года.

1.8. Разделы номенклатуры дел устанавливаются в соответствии с наименованиями структурных подразделений техникума:

01. Общий отдел (руководство, канцелярия)

02. Отдел кадров

03. Учебно-производственная работа

04. Учебно-воспитательная работа

05. Общеобразовательная подготовка

06. Производственное обучение

07. Физическое воспитание

08. Методический кабинет

09. Хозяйственная часть.

10. Бухгалтерия.

11. Библиотека.

1.9. Номенклатура дел ежегодно утверждается директором техникума.

2. Формирование дел

2.1. Номенклатура дел разрабатывается на предстоящий календарный год службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство и архив, в последнем квартале текущего года с привлечением руководителей структурных подразделений.

2.2. Внутри разделов номенклатуры дел располагаются заголовки дел с присвоенными им соответствующими индексами, например, 01-02, где 01 – обозначение структурного подразделения, принятое в техникуме, 02 – порядковый номер дела в разделе номенклатуры.

2.3. В конце каждого раздела номенклатуры дел в обязательном порядке должны быть оставлены несколько свободных строк для внесения вновь образованных дел.

2.4. В графе 3 против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томом.

2.5. При составлении номенклатуры дел учитывается специфика ведения делопроизводства в структурных подразделениях техникума. Она заключается в том, что ряд подразделений (общий отдел, бухгалтерия) формирует дела за календарный год, начиная с 1 января, а учебные подразделения (учебная часть, методический кабинет, учебно-воспитательный отдел) – за учебный год, начиная с 1 сентября.

2.5. Номенклатура дел оформляется на общем бланке, после чего он утверждается директором техникума и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По истечении года, на который была составлена номенклатура, лицом, ответственным за архив, подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел.

2.6. В случае изменения функций и структуры техникума номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

3. Подготовка документов к последующему хранению

3.1. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив техникума.

3.2. Оформление дел – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описки документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

3.3. Важным реквизитом обложки является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

3.4. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

3.5. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность секретарь, делопроизводитель, руководитель структурного подразделения. Они должны обеспечивать контроль за сохранность документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать директору техникума об имеющихся нарушениях.

Разработчик: Василенко Л.А., зам. директора по НМР

Номенклатура дел ГПОУ «Забайкальский техникум профессиональных технологий и сервиса» на 2015 год

№ п/п	Индексы дел	Заголовки дел	Примечания Сроки хранения	Лицо, ответственное за разработку, составление, хранение
1	2	3	4	5
Канцелярия-01
1	01-01	Инструкции, указания, методические письма, приказы, распоряжения федерального и регионального Министерства образования и науки, присланные для сведения руководства	По мере надобности	Секретарь-делопроизводитель
2	01-02	Устав техникума, свидетельство о государственной аккредитации, лицензии на право ведения образовательной деятельности	5 лет	Директор
3	01-03	Должностные инструкции сотрудников	3 года	Инспектор ОК
4	01-04	Приказы директора по основной деятельности	5 лет	Секретарь-делопроизводитель
5	01-05	Протоколы заседаний педагогического совета, протоколы к ним	10 лет	Директор
6	01-06	Акты проверок вышестоящими организациями, документы к ним	10 лет	Секретарь-делопроизводитель
7	01-07	Переписка с организациями и учреждениями по основной деятельности	3 года	Секретарь-делопроизводитель
8	01-08	Журнал входящей корреспонденции	3 года	Секретарь-делопроизводитель
9	01-09	Журнал исходящей корреспонденции	3 года	Секретарь-делопроизводитель
10	01-10	Акты приема-сдачи дел, составленные при смене директора и ответственного за делопроизводство	Постоянно	Секретарь-делопроизводитель
11	01-11	Номенклатура дел, описи дел по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, акты о передаче документов в архив	До замены новыми	Секретарь-делопроизводитель
12	01-12	Журнал регистрации приказов директора техникума по основной деятельности	1 год	Секретарь-делопроизводитель
13	01-13	Документы к приказам директора техникума по основной деятельности, график отпусков	1 год	Секретарь-делопроизводитель
14	01-14	Журнал регистрации приема и передачи телефонограмм	до минования надобности	Секретарь-делопроизводитель
15	01-15	Локальные акты техникума	До замены новыми	Директор
16	01-16	Программа развития техникума	5 лет	Директор
17	01-17	Протоколы заседания педагогического совета техникума	5 лет	Директор
Отдел кадров-02
18	02-01	Нормативно-методические документы по ведению кадровой работы	До замены новых	Инспектор ОК
10	02-02	Приказы директора техникума по личному составу (прием, увольнение, перемещение)	15 лет	Инспектор ОК
20	02-03	Приказы директора техникума по личному составу (о предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрений и т.д.)	3 года	Инспектор ОК
21	02-04	Личные дела работников (заявления, анкеты, копии документов об образовании)	15 лет	Инспектор ОК
22	02-05	Протоколы заседаний аттестационной комиссии	15 лет	Инспектор ОК
23	02-06	Личные карточки (форма 1-2)	15 лет	Инспектор ОК
24	02-07	Журнал регистрации командировочных удостоверений	3 года	Инспектор ОК
25	02-08	Годовые отчеты о численности и составе кадров	10 лет	Инспектор ОК
26	02-09	Трудовые книжки работающих	Невостреб. не менее 50 лет	Инспектор ОК
27	02-10	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	15 лет	Инспектор ОК
28	02-11	Журнал учета работающих пенсионеров	5 лет	Инспектор ОК
29	02-12	Журнал регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий	3 года	Инспектор ОК
30	02-13	Журнал регистрации приказов директора техникума по личному составу	1 год	Инспектор ОК
31	02-14	График отпусков	1 год	Инспектор ОК
32	02-15	Отчёты работников о результатах выполнения показателей премирования и приложения к ним	1 год	Инспектор ОК
Учебно-производственная работа–03 Учебная часть
33	03-01	Приказы директора по личному составу обучающихся (зачисление, отчисление)	75 лет	Секретарь учебной части
34	03-02	Положения и инструкции по научно-методической работе: планы, протоколы заседаний и отчеты методической комиссии по общетехническим, спец.дисциплинам и мастеров п/о	5 лет	Зам. дир. по НМР
35	03-03	Протоколы заседаний квалификационных, экзаменационных комиссий	15 лет	Секретарь уч. части
36	03-04	План работы техникума, отчеты по УПР	10 лет	Зам. дир. по УПР
37	03-05	Учебные планы и программы	3 года	Зам. дир. по ООД
38	03-06	Расписание учебных занятий, документы по их изменению и дополнению	1 год	Методист
39	03-07	Планы и графики контроля за учебно-воспитательным процессом	3 года	Зам. дир. по НМР
40	03-08	Планы повышения квалификации работников техникума	10 лет	Зам. дир. по НМР
41	03-09	Годовые планы, стат. отчеты и подготовка квалифицированных рабочих по установленным формам	10 лет	Зам. дир. по УПР
42	03-10	Комплекты КОС для промежуточной и итоговой аттестации по общепрофессиональным дисциплинам, МДК	3 года	Зам. дир. по ООД
43	03-11	Письменные экзаменационные (квалификационные) работы, их анализ, выводы и рекомендации	3 года	Зам. дир. по УПР
44	03-12	Журнал регистрации выданных дипломов, аттестатов, свидетельств	50 лет	Секретарь учебной части
45	03-13	Поименная книга обучающихся	50 лет	Секретарь учебной части
46	03-14	Личные дела обучающихся	3 года	Секретарь учебной части
47	03-15	Заявки на учебные программы, учебники	1 год	Зам. дир. по ООД
48	03-16	Приказы директора по основной деятельности обучающихся (стипендии, компенсации)	5 лет	Секретарь учебной части
49	03-17	Заявки на бланочную продукцию, отчёты об использовании бланков документов государственного образца	5 лет	Секретарь учебной части
50	03-18	Календарный график учебного процесса	3 года	Зам. дир. по ООД
Приёмная комиссия
51	03-19	Ежегодные правила приема в техникум	ДЗН	Председатель приемной комиссии
52	03-20	Положение о приёмной комиссии	Постоянно	Председатель приемной комиссии
53	03-21	Журнал регистрации приёма документов абитуриентов	1 год	Председатель приемной комиссии
Учебно-воспитательная работа–04
54	04-01	Перспективные планы воспитательной работы на весь период обучения, отчеты о выполнении	10 лет	Зам. дир. по УВР
55	04-02	Планы воспитательных работ на месяц, документы к ним	1 год	Зам. дир. по УВР
56	04-03	Планы мероприятий по профориентационной работе, комплектация техникума и сохранности контингента	3 года	Зам. дир. по ООД
57	04-04	Документы по профилактике правонарушений среди обучающихся, переписка по этому вопросу	5 лет	Зам. дир. по УВР
58	04-05	Порядок создания и деятельности стипендиальной комиссии.	До замены новыми	Председатель стипендиальной комиссии
59	04-06	План работы Студенческого совета техникума, отчёты о выполнении плана	5 лет	Председатель студ.совета
60	04-07	Протоколы заседаний студ. совета	5 лет	Председатель студ.совета
Общеобразовательная подготовка–05
61	06-01	Учебные планы и программы по общеобразовательным дисциплинам	3 года	Зам. дир. по ООД
62	05-02	Контрольные и зачётные работы (семестровые, курсовые)	3 года	Зам. дир. по ООД
63	05-03	Экзаменационные билеты, расписание экзаменов и консультаций	1 год	Зам. дир. по ООД
64	05-04	Сводные ведомости успеваемости и поведения	25 лет	Секретарь учебной части
65	05-05	Документы по проведению олимпиад по ООД	3 года	Зам. дир. по ООД
66	05-06	Журналы учета теоретического обучения	5 лет	Зам. дир. по ООД
67	05-07	План работы цикловой комиссии преподавателей ООД и отчёты о выполнении плана	5 лет	Зам. дир. по НМР
68	05-08	План административного контроля деятельности преподавателей ООД	3 года	Зам. дир. по НМР
Производственное обучение-06
69	06-01	Рабочие учебные программы по учебной и производственной практике; детальная программа производственной практики	5 лет	Ст. мастер
70	06-02	Перечни учебно-производственных работ по профессии, специальности, графики проведения	До замены новыми	Ст. мастер
71	06-03	Планы проведения уроков производственного обучения	3 года	Ст. мастер
72	06-04	Перечни контрольных, проверочных работ по профессии, графики проведения	3 года	Ст. мастер
73	06-05	Комплекты КОС по профессиям, специальностям для квалификационного экзамена	До замены новыми	Ст. мастер
74	06-06	Календарный график учебного процес	3 года	Ст. мастер
75	06-07	Книга учета инструктажа по технике безопасности	10 лет	Ст. мастер
76	06-08	Акты о состоянии безопасности и пром. санитарии, документы о выполнении намеченных мероприятий	5 лет	Инженер по ТБ
77	06-10	Журнал учета производственного обучения	5 лет	Ст. мастер
78	06-11	Дневники производственной практики	3 года	Ст. мастер
79	06-12	План административного контроля производственного обучения. Отчёты о выполнении плана контроля.	5 лет	Ст. мастер
Физическое воспитание-07
80	07-01	Положения о физическом воспитании обучающихся	До замены новыми	Рук.физвоспитания
81	07-02	Рабочие учебные программы по дисциплине «Физическая культура» и программы спортивных кружков	До замены новыми	Рук.физвоспитания
82	07-03	Положение о проведении спортивных соревнований	До замены новыми	Рук.физвоспитания
83	07-04	Календарные планы мероприятий, план работы руководителя физвоспитания	5 лет	Рук.физвоспитания
84	07-05	Текстовые и статистические годовые отчеты по форме ФК - 1	10 лет	Рук.физвоспитания
85	07-06	Документы по мед. контролю	3 года	Рук.физвоспитания
86	07-07	КИМ по физкультуре	3 года	Рук.физвоспитания
87	07-08	Паспорта спортивных залов с актами обследования спортивного оборудования сооружений	До замены новыми	Рук.физвоспитания
Методический кабинет-08
88	08-01	План методической работы на год, анализ методической работы за год, планы работы, протоколы заседаний методических комиссий	5 лет	Зам. дир. по НМР
89	08-02	Документы об аттестации педагогических работников	5 лет	Зам. дир. по НМР
90	08-03	Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации педагогических и руководящих работников	5 лет	Зам. дир. по НМР
91	08-04	Материалы педагогических советов	5 лет	Зам. дир. по НМР
92	08-05	Материалы издательской деятельности	ДМЗ	Зам. дир. по НМР
93	08-06	Материалы, отражающие работу цикловых комиссий	5 лет	Зам. дир. по НМР
94	08-07	Материалы по организации творческой, проектной, конкурсной деятельности обучающихся	5 лет	Зам. дир. по НМР
95	08-08	Материалы по организации научно-методической, инновационной деятельности педагогических работников, обобщение передового педагогического опыта	5 лет	Зам. дир. по НМР
96	08-09	Протоколы заседаний Совета руководства техникума	5 лет	Зам. дир. по НМР
Хозяйственная часть-09
97	09-01	Планы работы по проведению противопожарных и санитарных мероприятий, акты, отчеты	3 года	Управляющий хозяйством
98	09-02	Заявки и лимиты на приобретение хозяйственного имущества, инвентаря, канцелярских принадлежностей и спец. одежды	1 год	Управляющий хозяйством
99	09-03	Документы по коммунальному обслуживанию, ремонту зданий и подготовке их к зиме	3 года	Управляющий хозяйством
100	09-04	Планы оборудования общежитий, акты обследования бытовых условий обучающихся	3 года	Управляющий хозяйством
101	09-05	Переписка по административно-хозяйственным вопросам	3 года	Управляющий хозяйством
Бухгалтерия-10
102	10-01	Приказы и распоряжения федерального и регионального Министерства образования и науки. Инструктивные указания по финансовым вопросам органов образования, финансовых органов образования Госбанка (копии)	До замены новыми	Гл.бухгалтер
103	10-02	Приказы директора техникума (копии)	3 года	Гл.бухгалтер
104	10-03	Утвержденное штатное расписание, документы об его изменении	10 лет	Гл.бухгалтер
105	10-04	Лицевые счета работников техникума	75 лет	Гл.бухгалтер
106	10-05	Сметы расходов на содержание техникума, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных средств, сметы предельных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним	10 лет	Гл.бухгалтер
107	10-06	Отчеты техникума по финансированию (годовые)	10 лет	Гл.бухгалтер
108	10-07	Отчеты техникума по финансированию (квартальные)	3 года	Гл.бухгалтер
109	10-08	Главная книга	5 лет	Гл.бухгалтер
110	10-09	Вспомогательные и контрольные книги, журналы, кассовые ведомости	5 лет	Гл.бухгалтер
111	10-10	Документы по тарификации преподавателей	25 лет	Гл.бухгалтер
112	10-11	Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов	5 лет	Гл.бухгалтер
113	10-12	Кассовые книги	5 лет	Гл.бухгалтер
114	10-13	Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам	5 лет	Гл.бухгалтер
115	10-14	Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению заработной платы)	5 лет	Гл.бухгалтер
116	10-15	Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из заработной платы	до минования надобности	Гл.бухгалтер
117	10-16	Материалы по государственному социальному страхованию и документы об их оплате за счет средств социального страхования	5 лет	Гл.бухгалтер
118	10-17	Авансовые отчеты	5 лет	Гл.бухгалтер
119	10-18	Наряды, акты на выполнение работы, табели рабочего времени и другие документы по заработной плате	5 лет	Гл.бухгалтер
120	10-19	Инвентарные книги имущества, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий	5 лет	Гл.бухгалтер
121	10-20	Акты и переписка о проведении инвентаризации, учета и переоценки имущества и товарно-материальных ценностей	5 лет	Гл.бухгалтер
122	10-21	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности училища и документы к ним	5 лет	Гл.бухгалтер
123	10-22	Договоры с материально-ответственными лицами техникума	5 лет	Гл.бухгалтер
Библиотека-11
124	11-01	Книга суммарного учета библиотечного фонда	До ликвидации библиотеки	Зав. библиотекой
125	11-02	Регистрационная карточка периодических изданий	До минования надобности	Зав. библиотекой
126	11-03	Картотека формуляров обучающихся	1 год	Зав. библиотекой
127	11-04	Инвентарные книги учета литературы	До минования надобности	Зав. библиотекой
128	11-05	Каталоги книг (алфавитный, систематический)	До ликвидации библиотеки	Зав. библиотекой
129	11-06	План работы библиотеки с читателями	3 года	Зав. библиотекой